我國地域遼闊，南北溫差大，需要根據當地溫度條件采取增溫、降溫措施，已達到適合檔案保存的溫度。我國北方地區冬季寒冷，氣溫較低，因此需要采取增溫措施，以保護檔案。我國南方地區夏季氣溫高，持續時間長，因此降溫是這些地區檔案保護工作的重要任務。
溫度可通過空調進行調節，濕度可以通過加濕器和干燥劑進行調節。機關檔案室一般空間不大，在溫濕度的調節上主要還是通過恒溫恒濕培養箱。
     檔案是歷史的真實記錄，過低或過高的溫濕度會對檔案紙張中的纖維素、書寫材料產生非常不利的影響，導致紙張老化、發霉或產生蛀蟲，使得檔案壽命及使用年限顯著縮短，所以通常來說檔案室對溫濕度的變化要求比較嚴格，常年需保持恒溫恒濕。
     保管檔案文件適宜的溫度是14-18℃，適宜的相對濕度是50%-65%，在一晝夜之內溫度允許變化的范圍是2℃，濕度允許變化的范圍是3%，這樣的溫濕度對延長檔案文件的壽命是為有利的，恒溫恒濕培養箱通過溫濕度傳感器對箱內的溫濕度進行監測控制，在溫度太高時，及時進行降溫；溫度太低時，及時進行加溫；濕度太大時，采取除濕措施；濕度太小時，進行加濕。
溫濕度與文件紙張和字跡的耐久性有密切的關系，不適宜的溫濕度對文件有多方面的破壞作用。
     在濕度正常情況下，庫房內溫度過高，紙張中原有水分蒸發(原有含水約7%-8%)，文件就干燥、變脆，耐折程度降低;劣質紙張中所含有的木質素變色發黃，促進紙張中有害雜質對紙張的破壞。實驗證明，溫度上升10℃，文件中所含雜質(如酸等)對文件紙張纖維破壞的速度就會加快1-2倍。庫房內濕度忽高忽低時，一方面可使相對濕度過大或過低，另一方面，檔案、文件紙張纖維因熱脹冷縮時使紙張強度降低。
    濕度過大時，庫內文件容易生霉并使其有害細菌(霉菌)繁殖。霉菌對文件的破壞作用非常大，會造成文件、檔案字跡模糊不清，失去其保管價值。濕度忽高忽低時，同樣會因紙張纖維遇濕膨脹、干燥、收縮，使紙張強度受到影響。
    高溫高濕條件下，紙張中的有害物質對紙張的破壞作用更大。對于色彩謄寫油墨的字跡、彩色墨水的字跡，以及復寫字跡也可能因高溫高濕發生涸化而模糊不清。有的因受潮而使文件粘連成紙磚，有的甚至發生霉爛和產生蟲害。顯然，濕度過低，對檔案文件的庫存保管也是不利的。總之，檔案文件庫房的溫、濕度，應盡可能保持在一定的限度內，以維護檔案、文件的安全和完整。
現在檔案室一般選用恒溫恒濕培養箱來輔助檔案保存。